Za NVO v javnem interesu na vidiku obvezna hramba dela dokumentacije
Osnutek sprememb zakona s področja varstva arhivskega gradiva predvideva, da bi morale nevladne organizacije s statusom v javnem interesu del svoje dokumentacije ustrezno varovati in hraniti, saj ima ta trajen pomen za državo. Po poročanju CNVOS-a je Ministrstvo za kulturo pripravilo predlog sprememb Zakona o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, v katerem imajo poseben položaj tudi »osebe zasebnega prava, ki so na podlagi zakona pridobile status v javnem interesu«. Sem lahko uvrstimo predvsem nevladne organizacije, ki so jim ministrstva podelila status delovanja v javnem interesu (društva in druge nevladne organizacije v javnem interesu, humanitarne organizacije, invalidske organizacije, itd.).
Osnutek zakona predvideva, da ima dokumentarno gradivo takšnih organizacij, v delu ki se nanaša na njihovo delovanje v javnem interesu, status zasebnega arhivskega gradiva. To z drugimi besedami pomeni, da se za nevladne organizacije, ki imajo status delovanja v javnem interesu, predvideva, da bodo morale izmed vsega svojega dokumentarnega gradiva (to je kakršno koli gradivo, ki nastane pri njihovem delu – npr. fotografije, dopisi, filmi, zgibanke, zapisniki, zborniki, seznami in podobno) izbrati tisto, ki se nanaša na njihovo delovanje v javnem interesu in zanj imeti poseben režim varovanja. Ker bo takšno gradivo imelo položaj arhivskega gradiva, ga bo potrebno ustrezno varovati pred izgubami ali poškodbami in ga tudi trajno hraniti.
Sedaj veljavni Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih - ZVDAG podobno obveznost določa za katero koli organizacijo, za katero tako odloči državni arhiv s posebno odločbo (34. člen ZVDAG) in torej ne samo za tiste organizacije, ki imajo status v javnem interesu.
Predlog zakona tudi predvideva, da bo nevladnim organizacijam pri izbiri katero gradivo je potrebno varovati kot arhivsko gradivo, pomagal državni arhiv. Nevladne organizacije s statusom v javnem interesu (za katere bi torej veljala obveznost varovanja in hrambe gradiva) bodo imeli tudi pravico do brezplačnih strokovnih pojasnil in nasvetov pristojnih arhivov glede varovanja, urejanja in konzerviranja svoje dokumentacije.
V kolikor nevladna organizacija s statusom v javnem interesu ne bi želela ali zmogla sama ustrezno hraniti svoje dokumentacije, ki se nanaša na njeno dejavnosti v javnem interesu, bo imela možnost, da gradivo brezplačno preda državnemu arhivu, ki bo nato sam poskrbel za ustrezno hrambo.
Z določitvijo nevladnih organizacij, ki delujejo v javnem interesu, kot organizacij, ki morajo hraniti del svoje dokumentacije o svojem delu, je ministrstvo prepoznalo pomen njihovega dela in njihov trajni pomen za znanost, kulturo ali pravno varstvo v državi.
Javna razprava o osnutku zakona se je sicer že zaključila, a zakon za enkrat še ni bil vložen na vlado, niti predlagan Državnemu zboru. Nevladne organizacije, ki bi imele glede predloga kakšne pripombe, se tako lahko še vedno obrnejo na ministrstvo za kulturo.
VIR: CNVOS
Osnutek zakona predvideva, da ima dokumentarno gradivo takšnih organizacij, v delu ki se nanaša na njihovo delovanje v javnem interesu, status zasebnega arhivskega gradiva. To z drugimi besedami pomeni, da se za nevladne organizacije, ki imajo status delovanja v javnem interesu, predvideva, da bodo morale izmed vsega svojega dokumentarnega gradiva (to je kakršno koli gradivo, ki nastane pri njihovem delu – npr. fotografije, dopisi, filmi, zgibanke, zapisniki, zborniki, seznami in podobno) izbrati tisto, ki se nanaša na njihovo delovanje v javnem interesu in zanj imeti poseben režim varovanja. Ker bo takšno gradivo imelo položaj arhivskega gradiva, ga bo potrebno ustrezno varovati pred izgubami ali poškodbami in ga tudi trajno hraniti.
Sedaj veljavni Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih - ZVDAG podobno obveznost določa za katero koli organizacijo, za katero tako odloči državni arhiv s posebno odločbo (34. člen ZVDAG) in torej ne samo za tiste organizacije, ki imajo status v javnem interesu.
Predlog zakona tudi predvideva, da bo nevladnim organizacijam pri izbiri katero gradivo je potrebno varovati kot arhivsko gradivo, pomagal državni arhiv. Nevladne organizacije s statusom v javnem interesu (za katere bi torej veljala obveznost varovanja in hrambe gradiva) bodo imeli tudi pravico do brezplačnih strokovnih pojasnil in nasvetov pristojnih arhivov glede varovanja, urejanja in konzerviranja svoje dokumentacije.
V kolikor nevladna organizacija s statusom v javnem interesu ne bi želela ali zmogla sama ustrezno hraniti svoje dokumentacije, ki se nanaša na njeno dejavnosti v javnem interesu, bo imela možnost, da gradivo brezplačno preda državnemu arhivu, ki bo nato sam poskrbel za ustrezno hrambo.
Z določitvijo nevladnih organizacij, ki delujejo v javnem interesu, kot organizacij, ki morajo hraniti del svoje dokumentacije o svojem delu, je ministrstvo prepoznalo pomen njihovega dela in njihov trajni pomen za znanost, kulturo ali pravno varstvo v državi.
Javna razprava o osnutku zakona se je sicer že zaključila, a zakon za enkrat še ni bil vložen na vlado, niti predlagan Državnemu zboru. Nevladne organizacije, ki bi imele glede predloga kakšne pripombe, se tako lahko še vedno obrnejo na ministrstvo za kulturo.
VIR: CNVOS
